ثبت و تنظیم صورتجلسه شرکت چگونه است

پس از ثبت یک شرکت و طی مراحل قانونی ثبت ،قوانینی نیز بر اداره شرکت حاکم می باشد که لازم الاجراست .یکی از مواردی که پس از ثبت شرکت با آن روبرو خواهید بود تنظیم صورتجلسات شرکت ها می باشد.

صورجلسه به معنای نوشته ایی است که در آن مشروح مکالمات و تصمیمات اتخاذ شده در یک جلسه مکتوب می گردد و به امضای حاضرین می رسد. این جلسات و صورتجاسه های تنظیم شده می تواند در رابطه با تصمیمات داخل شرکت باشد لکن در مواردی ارجاع این صورتجلسات به اداره ثبت شرکت ها ضروری می باشد، این موارد عبارتند از:

-انتخاب مدیرعامل و یا مدیران جدید هیئت مدیره( تغییر و یا تمدید دوره مدیریت انها)

-انتخاب و یا تمدید دوره بازرسین شرکت

-انتخاب روزنامه کثیر الانتشار برای شرکت

-تعیین نفرات جدید به عنوان دارندگان حق امضا در شرکت

-افزایش و یا کاهش سرمایه

-تصویب ترازنامه

-انحلال شرکت و نحوه تصویه و مدیر یا مدیران تصویه

-خروج و ورود سهامدار و یا شریک جدید با نقل و انتقال سهام و یا سهم الشرکه

-تغییر آدرس شرکت

-تغییر موضوع شرکت

-تاسیس شعبه و یا نمایندگی

-تبدیل شرکت به شخصیت حقوقی دیگر

توجه داشته باشید که این تصمیمات می بایست دلایل حقوقی داشته باشد و صورتجلسه آن به اداره ثبت شرکت ها ارائه گردد.

چنین تغییراتی معمولا  با تصمیم مجمع عمومی فوق العاده و مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده گرفته خواهد شد لکن در صورتی که در اساسنامه یا شرکتنامه قید شده باشد اتخاذ این تصمیمات می تواند برعهده هئیت مدیره هم گذاشته شود.

تنظیم صورتجلساتی که تصمیمات شرکاء رابه اداره ثبت شرکت ها اعلام می نماید دارای قوانین و ترنیب خاصی می باشد که بدان ارزش قانونی می بخشد و عدم تنظیم صحیح صورتجلسه مطابق با مفاد قانون باعث عدم پذیرش تغییرات و اعمال انها خواهد شد و در صورت عدم تایید اداره ثبت شرکت ها تغییر مورد نظر انجام نپذیرفته و نمی توان آگهی گردد.

 قوانین  تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده:

1-عنوان صورتجلسه،«صورتجلسه ی مجمع عمومی فوق العاده»

2-نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ثبت

3-سرمایه ثبت شده ی شرکت

4-محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی

5-در صورتی که تعداد اعضاء شرکت محدود باشد نام و نام خانوادگی و تعداد سهام آن ها

6-تعیین اعضاء هیئت رئیسه(در خصوص شرکت سهامی)

7-نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تغییر ماده یا موادی از اساسنامه شرکت و یا موادی که در صلاحیت مجمع فوق می باشد با ذکر جزئیات مربوط به آن

نحوه ی تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی :

1-عنوان صورتجلسه«صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه بطور فوق العاده

2-نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ی ثبت

3-سرمایه ی ثبت شده ی شرکت

4-محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی

5-تعیین اعضاء هیئت رئیسه(در خصوص شرکت های سهامی)

6-نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تعیین:

الف)اعضاء هیئت مدیره با ذکر نام و نام خانوادگی آنان و اصلی یا علی البدل بودن آن ها

ب)بارزسان شرکت با ذکر مشخصات کامل سجلی آن ها و اصلی یا علی البدل بودن هر یک از آنان همچنین قید نشانی کامل محل سکونت ایشان

ج)تعیین روزنامه کثیرالانتشار

د)تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان با ذکر سال مالی مربوط

سپس با تعیین وکیل شرکت مشخصات وی را جهت امضاء ذیل دفاتر به ثبت شرکت ها اعلام می نمایند.

صورتجلسه امضاء و به ضمیمه مدارک لازم و با درخواست کتبی دارندگان امضاء مجاز مراتب انجام تغییرات به ثبت شرکت ها اعلام می گردد.

 صورتجلسه ی هیئت مدیره:

هنگامی  که اعضای هیئت مدیره در صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا حسب مورد فوق العاده تعیین می گردند صورتجلسه هیئت مدیره در خصوص تعیین سمت هر یک از اعضاء خود و نیز دارندگان امضاء مجاز شرکت و حسب مورد تعیین وظایف مدیر عامل به مرجع ثبت شرکت ها به انضمام هر یک از صورتجلسات مجامع فوق ارائه می گردد که رعایت نکات ذیل در تنظیم آن ضروری می باشد:

1- عنوان صورتجلسه (صورتجلسه ی هیئت مدیره)

2- نام کامل شرکت،نوع حقوقی شرکت و شماره ی ثبت

3-محل و تاریخ ساعت برگزاری جلسه با ذکر تعداد اعضاء هیئت مدیره شرکت کننده در جلسه و در صورت نشر آگهی دعوت از اعضاء هیئت مدیره و یا دعوت به هر طریق قانونی و مقرر شده،اشاره به آن

4-ذکر نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از آنان و نیز ذکر نام و نام خانوادگی مدیر عامل و تصریح به اینکه وی عضو هیئت مدیره نیز می باشد و یا از خارج برای تصدی این سمت انتخاب شده است.

5-معرفی دارندگان امضاء مجاز شرکت با ذکر جزئیات و مواردی که جهت اداره امور شرکت نیاز به امضاء دارند.البته جهت معرفی دارندگان حق امضاء مجاز شرکت به ماده مربوط در اساسنامه شرکت نیز باید توجه نمود.سپس صورتجلسه به امضاء حاضرین در جلسه با ذکر نام و نام خانوادگی آن ها رسیده و نگارش صورتجلسه با اشاره به نام و نام خانوادگی غایب  ها در جلسه خاتمه می یابد.

 

 

 

ثبت شرکت در ایران