اينترنت امروزه با رشد روز افزون فرصت‌هاي بسياري را براي بهبود فعاليت‌هاي گوناگون پدید آورده است که دولت ها نیز خود را از آن بی بهره نگذاشته اند. و لاجرم دولت و در کنار آن شرکت های خصوصی به سمت بهره گیری از انواع مختلف فناوری های اطلاعاتی سوق پیدا کردند ، هرچند که در ابتدا تحولات ، موفقیت ها ، شکست ها ، چالش ها و مقاومت های فراوانی را از سر گذراندند. به اثبات رسیدن ضرورت و نقش سامانه های الکترونیکی ، و تأثیر چشمگیر آن درافزایش بهره وری سازمان ها در سطح جهان ، سازمان های دولتی و خصوصی زیادی را بر آن داشته تا از آن به عنوان یک ابزار خوب مدیریتی و مؤثر در امر تصمیم گیری بهره گیرند ؛ که سازمان “اداره ی ثبت شرکت ها” یکی از این سامانه هاست. اداره ی ثبت شرکت ها با استفاده ی سنجیده و آگاهانه از فناوری های اطلاعاتی سعی کرده تا با ایجاد این سامانه جدا از هموار کردن راه ، و ابزاری برای اثر بخشی و توسعه ی بیشتر ؛ به مبارزه با فساد و نظارت و شفافیت بیشتر هم کمک کند.
پس با توجه به اینترنتی‌شدن روند ثبت یک شرکت ، این کار دیگر کاری طاقت فرسا نیست. با الکترونیکی شدن روند ثبت شرکت و مطالعه ی راهنمای سامانه ی ثبت شرکت ها می‌توانید برای ثبت شرکت اقدام کنید. این راهنما به چگونگی تهیه ی کلیه ی مدارک و اقدامات قانونی ثبت شرکت و پیگیری آن می‌پردازد.
اولین قدمی که می بایست برای ثبت شرکت تجارتی خود ، قبل از وارد شدن به سامانه بردارید ، مشخص کردن سهامداران و درصد سهام هریک از آن هاست. زیرا که صاحبان اصلی شرکت سهامداران اند که به نسبت سرمایه و آورده شان در سود یا زیان شرکت شریک اند. از طرف دیگر در گوشه ی ذهن تان به دنبال نام مناسب که حداقل تشکیل شده از سه جز باشد بگردید. و در کنار آن گواهی عدم سوپیشینه ی مدیران و بازرسین مدنظرتان را با مراجعه به دفاتر پلیس به علاوه ی ده ، قبل از ورود به سامانه ی ثبت شرکت ها آماده کنید و گواهی برابراصل مدارک شناسایی شان را از دفاتر اسناد رسمی تهیه کنید.
سپس به پایگاه اینترنتی اداره کل ثبت شرکت‌ها به نشانی ذیل ، و پس از آن به قسمت پذیرش درخواست ثبت شرکت مراجعه کنید:
Irsherkat.ssaa.Ir
انتخاب اولین گزینه با نام پذیرش تاسیس شخصیت حقوقی ، فرمی پیش روی شما ظاهر می کند که باید مرحله به مرحله آن را تکمیل کنید.
اگر مراحل ثبتی را طی کرده اید دومین گزینه را برای مشاهده ی نتیجه ی آخرین وضعیت درخواست ثبت شرکت تان می توانید با شماره پیگیری مطلع شوید. اگر که مراحل را جلو برده اید اما کد پیگیری را فراموش کرده اید ، از گزینه ی سوم استفاده کنید.
پس با انتخاب گزینه ی نخست ، اطلاعات اولیه ی متقاضی موضوعی ست که باید در این فرم‌ها بنویسید. گزینه ی «گام‌بعدی» شما را به مرحله بعد می رساند.
انتخاب نام شرکت ، فرم بعدی ست با عنوان «نام و نوع شخص حقوقی» ؛ آن را وارد کنید. پنج نام در آن بنویسید ، تا از بین آنها یکی تایید شود. در مورد مدت و موضوع فعالیت که موضوع صفحه ی بعدی ست ، پیش پیش با شرکای خود مشورت کنید. سامانه نیز به شما کمک می کند و فهرستی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
قسمت بعدی با عنوان «مشخصات مرکز اصلی» در سایت معرفی شده است ، که نشانی شرکت را باید در آن بنویسید. اگر هنوز مکانی برای شرکت انتخاب نکرده‌اید ، می‌توانید نشانی منزل خود یا یکی از شرکا را در این بخش ثبت کنید.
در بخش «سرمایه شخص حقوقی» این سامانه باید تکلیف میزان سرمایه شرکت را مشخص و در مرحله ی بعد از آن ، مشخصات سهامداران و اعضای اصلی شرکت را وارد کنید. و اطلاعات مربوط به سرمایه و سهام شرکا را درج کنید. با انتخاب نام هر یک از اعضا مشخص می‌کنید که این فرد چه تعداد و چه نوع سهامی دارد.
اگر قرار است شرکت شما شعبه‌هایی داشته باشد آن ها را در قسمت معرفی شعبه های شرکت تعیین کنید.
پس از تأیید اطلاعات ، می بایست اساسنامه و شرکتننامه را در سایت بارگذاری کنید. اساسنامه و شرکتنامه شرکت‌ها ، فرم‌های پیش‌فرضی دارند که باید فقط آنها را پر کنید ، پس از آن تصویری برابر اصل شده از اساسنامه ی شرکت را در سایت اداره ی ثبت شرکت‌ها بارگذاری کنید. از اینجا به بعد کار اصلی‌تان تمام است ، و می بایست منتظر باشید تا اداره ی ثبت شرکت‌ها از شما بخواهد مدارک را برای آنها ارسال کنید. از قسمت پیگیری درخواست می توانید انتخاب نوع درخواست که در واقع گزینه ی ثبت تاسیس است ، و وارد کردن شماره پیگیری از نتیجه ی اقدامات انجام شده جهت ثبت شرکت مطلع شوید.
در صورت بارگذاری صورتجلسه ، در سر برگ نوع صورتجلسه ، اطلاعات خواسته شده را وارد کنید ، برای اطلاعات صورتجلسه که در این صفحه خواسته شده ، ابتدا تاریخ جلسه ای که برگزار شده ، تقدم و تاخر ساعات جلسات ؛ و نوع صورتجلسه ای که به عنوان مثال می تواند مجمع عمومی سالیانه ، مجمع عمومی عادی ، مجمع عمومی فوق العاده و غیره باشد تعیین کنید. این فرم ها بر اساس نوع شرکت با هم تفاوت دارند. پس اگر شرکت سهامی خاص باشد ، نوع صورتجلسات آن با صورتجلسات شرکت با مسئولیت محدود متفاوت خواهد بود. همچنین «سمت متقاضی» که نشان می دهد شخص درخواست کننده اصیل است یا وکیل نیز در این صفحه مشخص می شود. نام ، شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت دسترسی و اطلاع رسانی در مواقع خاص نیز باید در این قسمت وارد شود.
چاپ آگهی در روزنامه ی رسمی بعد از تأیید تمام مدارک ، و پس از اخذ شماره ثبت شرکت ، از دیگر اقداماتی ست که باید انجام دهید. با دریافت این شماره ، فقط یک قدم تا آغاز فعالیت شرکت تان باقی می‌ماند ؛ فراموش نکنید آگهی ثبت شرکت را در روزنامه رسمی چاپ کنید. شما درآینده برای هر اقدامی اصل یا کپی برابراصل این آگهی را لازم دارید. در آگهی‌ای که چاپ می‌کنید اطلاعاتی در مورد نوع فعالیت ، نام شرکت ، و اطلاعاتی از این دست را مطرح می‌کنید. حدود دو هفته بعد از مراجعه شما به دفتر روزنامه رسمی، آگهی ثبت شرکت در آن درج می‌شود.
اداره ثبت شرکت‌ها در خیابان میرداماد ، تقاطع خیابان مدرس قرار دارد. در ابتدای راه ثبت شرکت نیازی به مراجعه شما به این اداره نیست اما در نهایت باید مدارک تان را به این نشانی ارسال کنید. جای دیگری که باید حضوری مراجعه کنید روزنامه رسمی ست. دفتر روزنامه رسمی کشور در خیابان بهشت ، روبه روی پارک شهر و کنار شورای اسلامی شهر تهران قرار دارد.