معرفی دفاتر تجاری

دفاتر تجاری عبارت اند از : دفتر روزنامه، دفتر کل ، دفتر دارایی و دفتر کپیه

ماده 6 قانون تجارت ، تجار به استثنای کسبه جزء را مکلف به داشتن دفاتر تجاری نموده است. تاجر مکلف است در اجرای مقررات قانون تجارت، دفاتر تجاری تنظیم و نگاهداری کند. نحوه تنظیم و نگهداری این دفاتر، از حیث رعایت استانداردهای حسابداری و حسابرسی، موضوعی است که ضمن دروس خاص حسابداری مطالعه می شود و ما به آن ها نمی پردازیم. آنچه در این جا به پرداخته می شود، دفاتری است ککه قانون تجارت، صرف نظر از اینکه قوانین دیگر – مثل قوانین مالیاتی – تاجر را به نگهداری چه دفاتر دیگری مکلف کرده یا می کند، ترتیب و نگهداری آن ها را تکلیف تاجر می داند. این دفاتر عبارت اند از : دفتر روزنامه، دفتر کل ، دفتر دارایی و دفتر کپیه

با ذکر این مقدمه، به معرفی انواع دفاتر تجاری می پردازیم :

دفتر روزنامه : ” دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و دادوستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند، در آن دفتر ثبت کند”. ( ماده 7 ق.ت ) ” در این دفتر معاملات و دادوستد های تاجر به ترتیب تاریخ اجرا و روزبه روز ثبت می شود ، هر چند در عمل، اغلب ترتیب و تنظیم این دفاتر با تاخیر انجام می شود “.

دفتر کل : ” دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند “. این دفتر امروزه به صورت دفتر انواع حساب ها مرتب می شود؛ یعنی در آن ارقام مندرج در روزنامه طبقه بندی شده و تحت حساب هایی با عناوین خاص ( اشخاص، صندوق، اتبار ، کالا و غیره ) ذکر می شود.

دفتر دارایی : ” دفتر دارایی، دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد” ( ماده 9 ق.ت ) . این دفتر که صورت وضعیت مالی سال گذشته تاجر است، برای تعیین این امر مورد استفاده قرار می گیرد که معلوم شود تاجر، در پایان سال سود داشته است یا زیان. این دفتر، در عمل مورد استفاده تجار نیست و تجار معمولاَ به جای آن از ترازنامه استفاده می کنند و وزارت دارایی نیز ترازنامه را به جای دفتر دارایی می پذیرد. برای شرکت های سهامی، البته تنظیم ترازنامه ضروری است و هیئت مدیره باید به آن مبادرت کند. ( ماده 232 لایحه قانونی 1347).

دفتر کپیه : ” دفتر کپیه، دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند ” ( ماده 10 ق.ت و تبصره آن ) . این دفاتر نیز، به ترتیبی که قانون تجارت گفته است، مورد استفاده نیست و موسسات به جای آن از دفتری به نام “دفتر اندیکاتور ” استفاده می کنند که در آن نامه ها و مراسلات و ومکاتبات و دورنگارهای خود را تحت عناوین وارده و صادره با ذکر شماره مخصوص قید می کنند “.

دفاتر مزبور منهای دفتر کپیه باید به وسیله نماینده اداره ثبت ( در تهران اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها دوایر ثبت شرکت ها ) امضا شود. دفتری که به امضا می رسد، باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و مامور ثبت صفحات آن را بشمارد و در صفحه اول و آخر دفتر ذکر کند و دو طرف قیطان را با مهر سربی وزارت دادگستری، منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ، با تمام حروف نوشته شود. ( ماده 12 ق. ت ).

تاجر در تنظیم دفاتر باید یک سلسه نکات را رعایت کند :

اول اینکه تمام معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور بدون تراشیدن و حک کردن دفتر و جای سفید گذاشتن غیرمعمول در حاشیه یا بین سطر نوشین قید گردد ( قسمت اول ماده 13 ق.ت ) ؛ دوم اینکه تاجر باید تمام دفاتر را از پایان هر سال دست کم تا ده سال نگه دارد. این قاعده برای آن وضع شده که تاجر مجبور نباشد برای پاسخ دادن به ادعاهای اشخاص ثالث مبتنی بر دفاتر او، تا ابد آن ها را نگهداری کند. مهلت ده سال در واقع همان مهلت ده سال مرور زمان طرح دعوی در زمینه اممور منقول بود که پس از آن، به استناد نطر شورای نگهبان، غیرشرعی تلقی و منسوخ گردید.

ثبت شرکت در ایران