منقصات یکی از روشهای خرید کالا یا خدمات می باشد که درخواست مناقضه گذار به اطلاع عموم یا افراد متخصص می رسد و افراد با تخصص های لازم پیشنهاد های مربوط را با امکانات و ارقام متفاوت اعلام دارند و این پیشنهادات در یک زمان خاص اعلام می گردد و مناسب ترین قیمت و امکانات انتخاب می گردد. در واقع این فرآیند رقابتی در بدست آردن بهترین قیمت و کیفیت موثر خواهد بود ،در این فرآیند سندی به نام سند مناقصه تهیه می گردد که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه‌گری که مناسب ترین قیمت را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌گردد.
طبق ماده 1 قانون مناقصه کاربرد و مراحل ان به روش زیر می باشد :
الف ـ این قانون به منظور تعیین روش و مراحل برگزاری مناقصات به تصویب می‌رسد و تنها در معاملاتی که با رعایت این قانون انجام می‌شود، کاربرد دارد .
ب ـ قوای سه‌گانه جمهوری اسلامی ایران اعم از وزارتخانه‌ها، سازمانها و مؤسسات و شرکتهای دولتی، مؤسسات انتفاعی وابسته به دولت، بانکها و مؤسسات اعتباری دولتی، و تمام ارگان های وبسته به جمهوری اسلامی وشرکت های تابعه موظفند در برگزاری مناقصه مقررات این قانون را رعایت کنند .
منقصات به طور کلی دارای دو دسته بندی متفاوت می باشند که از نظر تعداد مراحل به دودسته تقسیم می شوند یک مرحله ایی و دو مرحله ایی و درصورتی که مناقصات را از دیدگاه روش های دعوت و اعمال محدویت مناقصه گران بررسی کنیم مناقصات به دودسته عمومی و محدود تقسیم می شوند. در ادامه به ارائه توضیح کوتاهی از انواع مناقصات خواهیم پرداخت:
مناقصات یک مرحله‌ای
در این نوع از مناقصه چنانچه از نام آن آشکار است ، پس از اینکه متقاضیان شرکت در مناقصه پیشنهادات خود را اعلام نمودند، در همان روز پاکت‌های حاوی پیشنهادات مناقصه گران باز و بررسی می‌شود. سپس در همان جلسه برنده مناقصه در بین عموم مناقصه‌گران اعلام می‌شود و نیازی به بررسی ثانویه پیشنهادات توسط تیم فنی نیست.
مناقصات دومرحله ای
در مناقصات دو مرحله‌ای ، در صورت صلاحدید مناقصه گذار، یک تیم فنی تشکیل می‌گردد و پس از ارائه تمامی پیشنهاد‌های متقاضیان شرکت در مناقصه، پیشنهادها توسط تیم فنی بررسی می‌شود. پس از بررسی تیم فنی، بهترین پیشنهاد انتخاب شده و برنده اعلام می گردد.
همچنین چنانچه اشاره شد مناقصات از نظر روش اعلام دعوت مناقصه گران به انواع زیر طبقه‌بندی می‌شوند :
مناقصات عمومی
در این روش ، مناقصه‌گذار با فراخوان به روشهای مختلف از جمله انتشار آگهی در روزنامه‌ها، اینترنت و … مناقصه را به اطلاع عموم می رساند و به دعوت از متقاضیان می‌پردازد. این نوع مناقصه مخاطب گسترده تری خواهد داشت و بالطبع بررسی نتایج نیز برای مناقصه گذار دشوار تر خواهد بود، لکن نتیجه بدست آمده می تواند مطلوب تر باشد.
مناقصات محدود
در این روش مناقصه گذار با توجه به دلایل متعددی اقدام به اعلام عمومی مناقصه نمی نماید و با توجه به نوع مناقصه و صلاحیت و تخصص افراد از آنان جهت شرکت در مناقصه دعوت می نماید.
بطوریکه فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه برای مناقصه‌گران صلاحیتدار (براساس ضوابط موضوع مواد (۱۳) و (۲۷) این قانون ) به اطلاع مناقصه‌گران می‌رسد
فرایند برگزاری مناقصات ( طبق ماه 9) به ترتیب شامل مراحل ذیل می باشد:
الف ـ تأمین منابع مالی
ب ـ تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ (یک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای، عمومی یا محدود)
ج ـ تهیه اسناد مناقصه
د ـ ارزیابی کیفی مناقصه‌گران درصورت لزوم
هـ ـ فراخوان مناقصه
و ـ ارزیابی پیشنهادها
ز ـ تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد.
تأمین منابع مالی (طبق ماه 10 )
الف ـ انجام معامله به هرطریق مشروط بر آن است که دستگاههای موضوع بند (ب) ماده (۱) این قانون به نحو مقتضی نسبت به پیش‌بینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل و مراتب در اسناد مرتبط قید شده باشد
ب ـ موضوع پیش‌بینی منابع مالی و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله باید به صراحت در شرایط و اسناد مناقصه از سوی دستگاه مناقصه‌گزار قید و تعهد شود.
روشهای انجام مناقصه( طبق ماده 11) به طریق ذیل انجام می پذیرد
الف ـ در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسؤولیت خود، معامله را با تأمین کیفیت به‌کمترین بهای ممکن انجام دهد
ب ـ در معاملات متوسط، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه وصلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت مورد نظر، چنانچه بهای به‌دست آمده مورد تأیید مسؤول واحد تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تأیید مسؤول تدارکاتی یا مقام مسؤول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت می‌شود.
تبصره ـ چنانچه مسؤولیت واحد تدارکاتی برعهدة کارپرداز واحد باشد امضای نامبرده به منزله امضای مسؤول واحد تدارکاتی است. درصورتی که دستگاه اجرائی فاقد کارپرداز باشد می‌توان وظایف مندرج در این قانون را به متصدیان پستهای مشابه سازمانی‌و یا به مأمور خرید محول نمود
ج ـ در معاملات بزرگ به یکی از روشهای زیر عمل می‌شود
1- برگزاری مناقصه عمومی ازطریق انتشار فراخوان در روزنامه‌های کثیرالانتشار
2-برگزاری مناقصه محدود
ماده۱۳ـ فراخوان مناقصه
الف ـ مفاد فراخوان مناقصه حداقل باید شامل موارد زیر باشد
1-نام و نشانی مناقصه گزار
2-نوع کمیت و کیفیت کالا یا خدمات
3-محل و زمان مهلتدریافت اسناد تحویل و گشایش پیشنهاد ها
4-مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن(درصورتی تعیین ان مصلحت باشد ) در موارد ی که فهرست بهای پایه وجود دارد براوردمربوط طبق فهرست یادشده تهیه می شود
5-نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه
ب ـ فراخوان مناقصه عمومی باید به تشخیص مناقصه‌گزار از دو تا سه نوبت حداقل در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار کشوری یا استان مربوط منتشر گردد.
ج ـ مناقصه‌گزار می‌تواند علاوه بر موارد مذکور در بند (ب) این ماده از طریق سایر رسانه‌های گروهی و رسانه‌های ارتباط جمعی یا شبکه‌های اطلاع‌رسانی نیز فراخوان را منتشر نماید
د ـ درصورتی که نیاز به برگزاری مناقصه بین‌المللی باشد، یا استفاده از تسهیلات اعتباری خارجی مطرح باشد، باید با کسب مجوزهای مربوط و با رعایت موازین قانون حداکثر استفاده از توان فنی، مهندسی، تولیدی و صنعتی و اجرائی کشور مصوب۱۲/۱۲/۱۳۷۵ آگهی مربوط در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار و حداقل یک نوبت دریکی از روزنامه‌های انگلیسی زبان داخل و یک مجله یا روزنامه بین‌المللی مرتبط با موضوع‌مناقصه، منتشر شود
ماده۱۴ـ اسناد مناقصه
الف ـ تمامی اسناد مناقصه باید به طور یکسان به همه داوطلبان تحویل شود.
ب ـ اسناد مناقصه شامل موارد زیر است :
1ـ نام و نشانی مناقصه‌گزار.
2ـ نوع و مبلغ تضمین مناقصه
3 ـ محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آنها.
4ـ مبلغ پیش‌پرداخت و تضمین حسن انجام کار
5 ـ مدت اعتبار پیشنهادها
6-شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یاخدمات
7ـ برنامه‌ریزی انجام کار یا تحویل کالا
8ـ معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
9ـ روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه‌های آنها
10-متن قرارداد شامل موافقتنامه، شرایط عمومی و خصوصی و ضمائم آن
11-صورتجلسات و توضیحات موضوع ماده
12-سایر اسنادی که به تشخیص مناقصه‌گزار لازم باشد
ماده۱۵ ـ ترتیب تهیه و تسلیم پیشنهادها
الف ـ شرکت‌کنندگان در مناقصه پس از دریافت یا خرید اسناد باید پیشنهادهای‌خود را به ترتیب زیر تهیه و به مناقصه‌گزار تسلیم کنند
1-تهیه و تکمیل اسناد و پیشنهادها
2-تسلیم پیشنهادها در مهلت مقرر در فراخوان مناقصه
3-دریافت رسید تحویل پیشنهادها
ب ـ مهلت قبول پیشنهادها درمورد مناقصات داخلی و بین‌المللی از آخرین مهلت تحویل اسناد مناقصه به ترتیب نباید کمتر از ده روز و یک ماه باشد