پلمپ دفاتر تجاری و مدارک مورد نیاز جهت اخذ آن

پلمپ دفاتر به معنای منگوله دار کردن و برگ شماری دفاتر تجاری است و به این جهت صورت می گیرد که نتوان از آن ورقی کم یا زیاد کرد. دفاتر پلمپ به صورت دفتر روزنامه، کل و دارایی می باشند که بر حسب کار کرد 50-100-150 برگی می باشند.

تمامی سازمان ها اعم از موسسات و یا شرکت ها در زمان ثبت چنانچه شامل قوانین مالیاتی باشند می بایست جهت اخذ پلمب دفاتر تجاری خود اقدام نمایند تا بتوانند کلیه حساب های مالی خود را تحویل سازمان امور مالیاتی دهند. از آن جا که پلمپ دفاتر تجاری، جزء قوانین مهم و اصلی کشور محسوب می شود ؛ در صورت عدم اخذ آن، مشمول جریمه مالیاتی خواهید شد. برای اخذ پلمپ دفاتر تجاری، مدارک خاصی مورد نیاز است. در این مقاله سعی خواهیم کرد به بررسی این مدارک بپردازیم.

پیش از هر چیز، یادآوری می گردد که :

–  وظیفه پلمپ دفاتر را اداره ثبت شرکت ها بر عهده دارد.

– امروزه بمنظور پیشگیری از اتلاف هزینه و زمان متقاضیان؛ با راه اندازی سامانه ثبت شرکت ها، پذیرش پلمپ دفاتر تجاری اینترنتی شده است.

– جهت اخذ دفاتر پلمپ شده هر سال باید سال قبل از آن، درواقع پیش از شروع سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای اخذ دفاتر پلمپ شده سال 96 تا پایان اسفند سال 95 باید اقدام نمود، مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر؛ پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت می توانند دفاتر جدید اخذ نمایند.

– در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.

– پرداخت هزینه های پلمپ دفاتر تجاری در سامانه به صورت اینترنتی بعد از تایید کارشناس در اداره ثبت شرکت ها و دریافت پیامک توسط متقاضی و با ورود به بخش ” پیگیری درخواست در سامانه ” امکان پذیر است.

– زمانی که پلمپ انجام می گیرد، نام شرکت و شماره ثبت پلمپ دفاتر قید و سپس مهر ثبت شرکت در آن منظور می گردد.

– پلمپ دفاتر می تواند یک روزه انجام شود و به یک ماه نیاز دارد تا توسط اداره پست به دست هیئت مدیره برسد.

مدارک مورد نیاز برای اخذ پلمب دفاتر تجاری 

الف : اشخاص حقیقی

– اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت

– کپی کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر

– کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی

ب : اشخاص حقوقی

– اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت

– کپی آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی

– کپی کارت ملی مدیر عامل

– اصل یا کپی وکالتنامه و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی

موارد رد شدن دفاتر قانونی

طبق ماده ۲۰ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، تخلف از تکالیف مقرر در آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد :

۱-  در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد‌.

۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

۳- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت حاشیه.

۴- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت ( آرتیکل) بین سطور.

۵- تراشیدن و پاک کردن ومحو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.

۶- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.

۷- بستانکارشدن حساب های نقدی و بانکی، مگر اینکه حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.

۸- تأخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و۳ و۴ ماده ۱۳ و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تأخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ آیین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر قانونی و اسناد ومدارک شرکت ها.

۹- عدم ثبت خلاصه عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ آیین نامه مذکور.

۱۰- اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.

۱۱- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.

۱۲- عدم ارائه آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحو کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده وهمچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده ۱۷ این آیین نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.

۱۳- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده ( ولو نانویس).

۱۴- استفاده از دفاتر ثبت پلمپ شده سال های قبل ( با توجه به مقررات ماده ۳ آیین نامه).

۱۵- عدم تطبیق مندرجات دفاتر یا اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.

۱۶- ثبت هزینه ها و درآمدها و هرنوع اعمال واقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز توضیح آنکه ثبت هزینه های که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود.

توضیح : در مورد بند ۶ این ماده چنان که سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود وهمچنین سفید ماندن ذیل صفحات در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.

ثبت شرکت در ایران